Gestão de Projetos

Miguel Carvalho e MeloGeneral Manager - Bright Academy

Boas Práticas na Criação de uma WBS

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Todas as metodologias de Gestão de Projetos, com excepção das abordagens ágeis, destacam a importância da WBS (Work Breakdown Structure) e o seu papel central em qualquer projeto.

De facto, é a partir da WBS que se estimam necessidades de recursos, se orçamenta o projeto e se cria uma matriz de responsabilidades, sendo ainda um dos principais inputs para a identificação de riscos e para a criação de um plano de comunicação. Mais importante de tudo, a WBS com o respectivo dicionário, após a sua aprovação, constitui a baseline de âmbito do projeto.

Apesar de toda esta indiscutível importância, a WBS acaba por ser relegada para segundo plano sempre que se avança para a criação de um cronograma (usualmente chamado gráfico de Gantt) sem que esta tenha sido primeiro criada. Esta abordagem, infelizmente muito comum, potencia uma série de problemas e erros de concepção e de gestão, que inevitavelmente afectarão mais tarde o projeto.

Através das boas práticas que seguidamente se apresentam, é possível criar uma WBS correta, robusta, que nos apoie não só na definição do âmbito do projeto, como também no seu controlo.

WBS gráfica ou lista indentada ?

Graficamente, a WBS apresenta o aspecto de um organigrama, e a velha máxima de que uma imagem vale por mil palavras aplica-se aqui plenamente. É evidente que a WBS pode ser apresentada sob a forma de uma lista indentada, como aquela que se vê em qualquer software de gestão de projetos. No entanto, quanto maior for o projeto, mais difícil se torna conseguirmos compreender a sua estrutura através de uma lista indentada. Por outro lado, com uma representação gráfica, basta um simples olhar para abarcar e compreender a estrutura global do projeto. Uma WBS gráfica bem estruturada é uma excelente ferramenta de comunicação.

Outro dos problemas das WBS em formato lista prende-se com o facto de usualmente serem criadas em software com uma interface de gráfico de Gantt, onde a lista se apresenta no lado esquerdo e as barras à direita. Deste modo, torna-se inevitável a confusão entre a WBS e o cronograma, que devem estar focados em aspectos diferentes do projeto. Enquanto que a WBS deve dar resposta ao “o quê”, só no cronograma é que o “como” e o “quando” deverão ser endereçados. Isto leva ao aparecimento de actividades na WBS, o que não está correto.

Níveis de decomposição

Há alguns anos atrás, chamava-se WBS de 2º nível a uma WBS que terminava ao nível dos pacotes de trabalho e de 3º nível a uma que fosse ao nível da atividade. Esta abordagem está muito datada e ultrapassada, sendo hoje vulgarmente aceite que a WBS, ao dever estar centrada exclusivamente no âmbito, não deverá conter atividades, terminando ao nível do pacote de trabalho. Outro dos problemas desta abordagem é o de inferir a ideia de que uma WBS deverá sempre ter os mesmos níveis de decomposição e que cada um dos seus ramos terá de ser decomposto do mesmo modo e no mesmo número de níveis, o que não faz sentido.

Verbos ou substantivos ?

É cada vez mais apresentada, não como uma regra formal, mas como uma regra de boas práticas, que numa WBS não se devem usar verbos, mas apenas substantivos. Um verbo denota uma ação, uma atividade. Na construção de uma WBS não devemos estar preocupados com as ações a executar, mas com os resultados a atingir. É comum a expressão de que uma WBS deve estar centrada nos resultados.

Trabalho individual ou coletivo ?

É evidente que a resposta a esta pergunta depende um conjunto de fatores como a transversalidade do projeto, o seu grau de diferenciação e experiência da equipa envolvida. No entanto, é fácil de compreender que se a WBS for elaborada exclusivamente pelo gestor do projeto e posteriormente apresentada à restante equipa, este nunca deixará de ser o projeto “dele” e nunca o “nosso”.

Para além disso, sobretudo num projeto com elevado grau de transversalidade, se os especialistas/responsáveis das diversas áreas envolvidas forem confrontados com uma WBS já elaborada, sem que a sua opinião e experiência tenham sido tidos em consideração, muito dificilmente o gestor do projeto alguma vez conseguirá obter o seu total apoio e muito menos conseguir transformar aquele conjunto de pessoas numa verdadeira equipa.

O acto de criar uma WBS pode (e deve) constituir uma ação de team building. É preciso não esquecer que os projetos são sempres feitos por pessoas e a forma como estas são envolvidas, geridas e motivadas é sempre o vai fazer a diferença num projeto de sucesso.

Notas a reter para a construção de uma WBS

  • Orientada para os resultados
  • Usa substantivos e não verbos
  • Contém 100% do trabalho de projeto
  • Inclui todos os entregáveis, internos e externos
  • Inclui os entregáveis da Gestão do Projeto
  • A ordem não é um critério, exceto em fases
  • Quem faz o quê não é um critério
  • Deve ser criada em equipa

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