Gestão de Projetos

Filipe FigueiredoSenior Consultant - Bright Partners

5 sintomas que indicam que a sua empresa precisa de desenvolver uma cultura de gestão de projetos

Afirmar que existe uma cultura de gestão de projetos numa organização, é o mesmo que dizer que a organização compreende o valor da gestão de projetos como um método de gestão que permite executar a transformação.

Para além disso aplica no seu dia-a-dia as boas práticas de gestão de projetos e a gestão de topo vê nesta abordagem uma alavanca para o sucesso das suas estratégias e consequente bem sucedida recolha de benefícios.

No fundo é o mesmo que afirmar que existe uma Capacidade para gerir projetos dentro da organização.

Em todas as organizações há projetos, mas nem todos os projetos entregam os benefícios prometidos ou cumprem com os constrangimentos temporais e orçamentais inicialmente definidos.

Mas afinal, quais são os 5 sintomas que indicam que uma empresa deve dar origem a um processo de desenvolvimento de uma cultura de gestão de projetos?

1. Os objetivos do projeto são colocados em causa várias vezes durante o projeto, provocando recuos e mudanças de estratégia constantes.

De facto, vivemos num mundo VUCA[1] – volátil, incerto, complexo e ambíguo – e esta conjugação de fatores exige que questionemos constantemente se estamos a seguir o caminho certo, obrigando as empresas a reverem as suas estratégias com maior frequência e para ciclos cada vez mais curtos.

Porém, isto não significa que os projetos que vão permitir executar a estratégia da sua organização, seja ela de ciclos mais curtos ou mais longos, tenham de sofrer com a constante instabilidade quanto aos objetivos e rumo do projeto.

O que a nossa experiência nos diz, é que muitas vezes, a razão por detrás deste sintoma, deve-se ao facto de não haver uma clara definição do propósito do projeto, dos seus objetivos, nem uma clara avaliação do impacto do projeto numa perspetiva análise custo-benefício.

A implementação de uma abordagem de gestão de projetos na sua organização deverá compreender momentos de avaliação dos benefícios do projeto, de avaliação dos meios a envolver na sua execução e de alinhamento de expectativas com todos os envolvidos na iniciativa. Desta forma, evitará uma execução desnorteada do projeto.

Image result for questions

2. O projeto correu bem, mas os clientes não gostaram

Para compreender melhor este sintoma, é necessário compreender a diferença entre o conceito de sucesso da gestão do projeto e o conceito de sucesso do resultado do projeto (seja esse resultado um produto, serviço ou infraestrutura).

Um caso amplamente utilizado como exemplo para clarificar este conceito, é o do projeto da construção da Ópera de Sydney. Este projeto derrapou +1.000% e teve um atraso na sua conclusão de 7 anos. Contudo, hoje é um monumento de orgulho nacional e um ponto de atração turístico mundial. Este é um exemplo claro que podemos afirmar que o resultado do projeto foi positivo, mas o mesmo não podemos afirmar quanto ao sucesso da gestão do projeto.

Se na perspetiva da gestão do projeto, o projeto correu bem, mas os clientes não ficaram satisfeitos, há várias causas que poderão estar a levar a este resultado:

  • No arranque do projeto não se identificaram os requisitos do projeto (sejam eles de negócio, técnicos ou legais);
  • Gestão de expectativas do cliente desadequada face à natureza do projeto;
  • A natureza do projeto não permite uma identificação de requisitos numa fase inicial e portanto, o projeto é executado ignorando este facto;
  • O resultado do projeto foi entregue com time-to-market desajustado.

Para ultrapassar estas situações, a sua metodologia deverá ter em consideração a natureza dos seus projetos, nomeadamente variáveis como complexidade, novidade e nível de urgência. A metodologia deverá garantir que o cliente é ouvido, quer no início do projeto, quer durante o projeto de forma a evitar surpresas.

Related image

3. Atrasos sucessivos nas entregas do projeto

O atraso constante nas entregas dos projetos é um dos sintomas mais problemáticos para a sua empresa. Isto porque os projetos são o meio através da qual a mudança e transformação é entregue e de onde resultam benefícios para a sua empresa, sejam aumento de vendas, redução de custos, aumento da satisfação do cliente pela melhor qualidade de serviço, enfim, um conjunto de benefícios que caso se atrasem a entregar, podem ter impacto direto nos resultados do seu negócio.

O atraso sucessivo nas entregas do projeto, pode ter várias causas, algumas das quais já referidas nos pontos anteriores, contudo, queríamos destacar algumas razões que dão origem a este “sintoma”:

  • Aumento descontrolado do âmbito do projeto (scope creep);
  • Os problemas no projeto surgem a toda a hora;
  • Indisponibilidade de recursos ou meios para trabalhar no projeto;
  • Mau planeamento.

Related image

Para gerir de forma adequada o âmbito do seu projeto, é importante ter em mente que as alterações ao projeto não são más, aliás, até podem ser bastante benéficas, mas tem de ser controladas e o seu impacto avaliado. Quantas vezes dissemos que queríamos alguma coisa, mas depois de saber quanto custa ou quanto tempo vai demorar a fazer, desistimos da ideia?

Se no seu projeto os problemas surgem de todo o lado, talvez não esteja a fazer uma avaliação adequada dos riscos, dos seus possíveis impactos e da probabilidade de acontecerem. Uma gestão de risco apropriada, pode poupar muito tempo e dinheiro no seu projeto, para além de ser uma excelente ferramenta de gestão de expectativas.

A indisponibilidade de recursos é um problema que resulta da ausência de um processo de gestão de capacidade. Avaliar a capacidade instalada, compreender as necessidades futuras e ter clara visibilidade das prioridades, são excelentes formas de ajudar a prevenir este sintoma.

O mau planeamento é um tema bastante abrangente e complexo. Contudo, se o planeamento for feito com base em estimativas de especialistas e se incluir margens para acomodar imponderáveis, já está a dar um passo importante rumo à qualidade do seu planeamento.

 

4. Os meus projetos não têm riscos associados

Um projeto sem riscos é um projeto em risco. A natureza única e não repetitiva de um projeto faz com que haja sempre um nível de incerteza associado, quer na perspetiva da execução, quer na perspetiva do benefício resultante do projeto.

De forma garantir um processo de gestão de riscos adequado que potencie o sucesso do seu projeto, o gestor de projeto deverá colocar as seguintes questões:

  1. O que pretendo atingir com este projeto?
  2. O que é que pode afetar o meu projeto?
  3. Daquilo que me pode afetar, o que é pode ter mais impacto?
  4. O que é que posso fazer em relação a isso?
  5. Resultou?
  6. O que é que mudou?

Related image

5. A minha organização tem um turnover elevado

Há múltiplos fatores que podem estar na origem da saída de um colaborador de uma empresa, nomeadamente, o colaborador não se identifica com a visão e valores da empresa, o desequilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional e entre outros, a falta de expectativas de progressão de carreira. A forma como os projetos acontecem na sua empresa tem sem dúvida impacto nos níveis de satisfação e retenção dos seus colaborares.

Ao criar uma cultura de gestão de projetos na sua empresa, está a promover:

  • Uma maior visibilidade por parte dos colaboradores sobre o que é a visão da empresa, quais são os seus valores e quais são as suas prioridades estratégicas;
  • A boas práticas de gestão de projetos devem assegurar uma gestão de capacidade adequada e um planeamento realista. Isto evita a constante necessidade de trabalhar fora de horas para poder cumprir os prazos dos projetos promovendo assim um equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal;
  • Uma maior valorização dos seus colaboradores – os projetos mais desafiantes e com visibilidade podem ser um palco para os seus colaboradores demonstrarem e porem à prova o seu valor. Proporcionar-lhes esses desafios e apoiar o seu desenvolvimento como gestores de projeto é algo que vai potenciar as suas políticas de retenção de talento.

Related image

Todas estes sintomas estão relacionados, pelo que não podem ser resolvidos numa perspetiva individual.  A principal causa a montante destes problemas prende-se com a inexistência de uma capacidade de gestão de projetos.

 

[1] Sigla em inglês de “volatility, uncertainty, complexity and ambiguity”.

Leia também

Fale Connosco Fale Connosco