Gestão de Projetos

Luis GarciaMarketing & Sales Director - Bright Partners

O que é um PMO e porque precisa de um?

A Gestão de Projetos é uma disciplina cheia de siglas: PMP, IPMA, PRINCE2, CPM, WBS, PMBOK, PMI… Quer tenha ou não um cargo de Gestor de Projetos, uma sigla que costuma ouvir é PMO.

Mas afinal, “o que é um PMO”?

PMO significa “project management office” e a sua popularidade aumentou exponencialmente nas últimas décadas. A percentagem de empresas com um PMO duplicaram desde 2000, de acordo com o The State of the PMO 2016.
Mas o que é exatamente um PMO, e qual o propósito que serve na gestão de projetos e no negócio?

Definição de PMO

Um PMO (project management office) é um grupo interno ou externo que define e mantém os standards de gestão de projetos na organização. É responsável por manter as melhores práticas e o estado e direção dos projetos num único lugar , permitindo a repetição e execução das iniciativas da organização. O PMO é o guardião da documentação, orienta e é responsável pela mensuração da execução dos projetos, garantindo que os projetos são finalizados dentro dos prazos e dos orçamentos estabelecidos.

Quem Precisa De Um PMO?

As empresas não têm todas um PMO e nem todas as empresas precisam de um PMO. Contudo, os PMO’s são particularmente úteis quando o número de projetos cresce na organização, o que aumenta o risco de falhas enquanto os recursos ficam mais apertados em termos de recursos para execução de prioridades. Um PMO tem o papel de mediador, compreendendo como é que cada projeto serve a principal estratégia do negócio, para assegurar que os recursos são alocados de forma responsável de forma a minimizar o risco de falha do projeto.
Precisa de um PMO se:

  • Os projetos são repetidamente terminados após a data planeada ou ultrapassando o seu orçamento;
  • Os projetos não estão devidamente alinhados com os objetivos de negócio;
  • Os stakeholders não têm visibilidade do progresso do projeto;
  • Não tem processos standardizados para iniciar e executar projetos;
  • Não tem capacidade para medir o sucesso do projeto de forma exata.

 

Os líderes dos PMOs devem re-avaliar e provavelmente ajustar as competências da sua equipa, disciplinas, métricas e ferramentas para permitir uma transformação organizacional na era digital.

 

Quem compõe o PMO?

A equipa de PMO é composta por profissionais altamente experientes, com uma média de 10 anos de experiência. Para além disso, a sua grande maioria são certificados PMP (Project Management Professional) ou IPMA. Tipicamente o PMO médio é composto por 9 pessoas.
Os PMOs operam de acordo com as necessidades e objetivos da organização. Assim sendo, cada PMO é estruturado de forma diferente. É habitual que os PMOs reportem à administração das empresas (C-level).

Related image

 

O Diretor do PMO

Quase todos os PMOs têm um Diretor ou Manager que supervisiona os projetos de toda a organização. Esta tarefa inclui a manutenção de metodologias de gestão de projetos, standards e ferramentas, de forma a estabelecer a abordagem da organização em todo o ciclo de vida dos projetos, e a gerir a distribuição de recursos e a sua alocação em todos os projetos.

 

Gestores de Projetos e de Programas

Os gestores de projetos e de programas reportam maioritariamente ao PMO. Esta tem sido uma tendência cada vez mais comum em organizações de várias dimensões.

 

Funções de Suporte

Os PMOs incluem muitas das vezes funções de suporte para dar apoio aos gestores de projetos e programas, de forma a garantir dados e informações atualizadas. Estas funções incluem:

  • Planeamento de Projeto
  • Calendarização de Projeto
  • Controlo de Projeto
  • Tarefas administrativas

 

Formadores e Coaches PMO

A formação desempenha um papel vital no PMO. A maior parte dos PMOs têm programas de formação em gestão de projetos recorrentes e os PMOs de mais alta performance costumam oferecer programas de formação nas seguintes áreas:

  • Ferramentas e Softwares de Gestão de Projetos
  • Bases de Gestão de Projetos
  • Desenvolvimento de Competências Avançadas de Gestão de Projetos
  • Liderança
  • Alinhamento de Objetivos de Negócio
  • Preparações para Certificação PMP e IPMA
  • Gestão de Projetos Agile

 

Benefícios de um Bom PMO

Os PMOs frequentemente vistos com um custo desnecessário, mas criam um enorme Valor quando funcionam corretamente. De acordo com a pesquisa da PM Solutions Research (Consultora de Gestão de Projetos), os PMOs criam Valor por:

  • Entregarem projetos abaixo ou em linha com o orçamento definido: 33%
  • Aumentarem a Satisfação do Cliente: 27%
  • Aumentarem a Produtividade: 25%
  • Aumentarem o alinhamento dos projetos com os objetivos da organização: 43%
  • Diminuírem o número de projetos falhados: 25%

 

Desafios do PMO

Apesar de os benefícios de um PMO serem claros, os seus processos são muitas vezes vistos como overhead. Demonstrar Valor acrescentado pode ser difícil para um PMO e os processos de gestão da mudança que procuram implementar encontram resistência regularmente.

De forma a ultrapassar estes obstáculos os PMOs devem-se focar em medir e reportar os benefícios mencionados acima. Demonstrar impacto quantificado através da produtividade, poupanças de orçamento, staisfação do sliente, e outros KPIs demonstra o Valor e aumenta a confiança em toda a organização.

 

O Futuro do PMO

A popularidade do PMO está a aumentar, contudo a visão do futuro do PMO pode parecer incerta. As tecnologias emergentes, como máquinas inteligentes, Inteligência Artificial e IoT (Internet of Things) podem eliminar várias das tarefas que os PMOs realizam no seu dia-a-dia.

Para além disso, muitas organizações valorizam a rápida mudança, forçando-as a mostrar a criação de Valor de novas formas. “Os líderes dos PMOs devem re-avaliar e provavelmente ajustar as competências da sua equipa, disciplinas, métricas e ferramentas para permitir uma transformação organizacional na era digital” de acordo com um relatório da Gartner.
Os PMOs podem continuar a mostrar valor tendo em conta a mudança, das seguintes maneiras:

  • Identificando-se e alinhando-se melhor com os valores da sua organização. Se as suas organizações buscam mais agilidade, os PMOs devem estar prontos para mudarem a forma como trabalham.
  • Usando métricas e dashboards para demonstrar o valor dos projetos e programas que eles gerem.
  • Equilibrando a necessidade de inovar com a necessidade de estabilidade.
  • Indicando a estratégia e percebendo como a executar.
  • Percebendo como é que as novas tecnologias e sistemas como IA e IoT vão afetar como o trabalho é feito.

 

 

Em jeito de conclusão podemos dizer que o PMO é uma peça cada vez mais essencial para o sucesso de uma organização e, enquanto a tecnologia evolui e as organizações procuram mais inovação, os PMOs devem evoluir de forma a se manterem relevantes e a criarem Valor.

Fale Connosco Fale Connosco