Business Transformation

João Virott da CostaManaging Partner - Bright Partners

8 Dicas para a Gestão da Transformação

Independentemente da dimensão da organização e da abundância de recursos, o grande desafio do líder é assegurar a transformação sem comprometer o dia a dia.

A transformação ocorre continuamente e, independentemente da sua tipologia, encontra barreiras comuns, sobretudo ao nível da execução, obrigando à edificação de uma nova capacidade, a da Gestão da Transformação, que assenta em 4 pilares: gestão da mudança, gestão de projetos, gestão estratégica e gestão de processos.

A edificação total (4 pilares) ou parcial desta capacidade, implica o desenvolvimento equilibrado de 8 dimensões (liderança, governance, organização, pessoas, competências, metodologias, sistemas e interoperabilidade), sendo que a ausência de qualquer uma delas pode comprometer a sustentabilidade da transformação, criando-lhe dependências, ou comprometer o seu sucesso.

Colocar em prática esta abordagem é um processo exigente, pelo que, partilhamos consigo algumas recomendações:

#1 Crie uma estrutura orgânica dedicada, ao primeiro nível de direção

A nova estrutura pode começar por ser o Enterprise-PMO (ePMO), apenas com funções de gestão de projetos e gestão da mudança, alargando o âmbito de atuação com o aumento de maturidade. Os gabinetes de estratégia podem também ser um bom embrião para o Trasformation Office, desde que reforçados com instrumentos de gestão de projetos.

A Bright Partners pode apoiar o lançamento ou reconversão da unidade, quer através de serviços de consultoria, quer assumindo a sua gestão durante a fase de lançamento, fazendo o handover num momento predefinido.

 

#2 Nomeie um responsável pela Transformação

Nomeie um responsável que preferencialmente reporte ao CEO, embora existam casos de sucesso em que o responsável pela transformação reporta ao CFO ou ao COO. Um elemento comum a esses casos é o forte patrocínio do CEO e a proximidade desses administradores aos temas da execução das estratégias e da responsabilização dos colaboradores pelo cumprimento dos objetivos.

A Bright Partners pode apoiar o líder do Transformation Office com conteúdos, metodologias e sistemas. Em alternativa, podemos assumir as funções diretas de gestão do Transformation Office através dos nossos managed services e apoiar o desenvolvimento de um colaborador que venha a assumir essa posição.

#3 Acelere a entrega de valor

A criação de um ePMO ou de um Transformation Office implica seguramente novos hábitos e comportamentos de colaboradores e diretores (que perdem poder de decisão sobre iniciativas transformadoras). Caso a nova unidade não entregue valor rapidamente, corre o risco de ser acusada de criar burocracia desnecessária e desaparecer (por exemplo ao impor a utilização de business cases para aprovar iniciativas, mesmo que sejam muito simples). Por não evidenciarem valor atempadamente, 50% dos PMO não sobrevivem aos 3 primeiros anos.

A Bright Partners, fruto da vasta experiência que detém, disponibiliza sistemas, processos e conteúdos rapidamente (3 meses é normalmente suficiente para os adaptar a uma nova realidade) que mitigam o risco de não ser percecionado valor durante os primeiros anos de vida da nova unidade. Apesar do nosso contributo, o patrocínio do CEO é absolutamente vital.

 

#4 Explicite a estratégia, tornando-a critério de decisão

A seleção dos projetos exige uma linguagem muito próxima das operações, que qualquer proponente de uma iniciativa consiga compreender. É importante converter os objetivos estratégicos em critérios de decisão (drivers) com indicadores e métricas a usar nos business cases, para que quem propõe uma iniciativa e quem a aprova possam ver imediatamente o seu valor (impacto estratégico) e o seu alinhamento. Desta forma reduz-se o desperdício de tempo e dinheiro na execução de projetos desalinhados, mantendo níveis elevados de motivação.

A Bright Partners apoia a conversão de objetivos estratégicos em drivers que para além do alinhamento e seleção das iniciativas, permitem a sua priorização tendo em conta os recursos disponíveis. Esses drivers são usados em workflows que facilitam os processos de decisão e gestão.

 

#5 Promova um ritmo elevado e constante

Partindo do pressuposto que a transformação é contínua, não há razão para não estabelecer momentos fixos associados a momentos importantes de reporting e de avaliação dos colaboradores. O ritmo das 13 semanas (trimestre) coincide provavelmente com muitos outros ritmos da empresa, o que é bom. Mesmo que assim não seja, é fundamental impor um ritmo constante para a avaliação e seleção de novas iniciativas (revisão do portefólio), avaliação do desempenho das iniciativas em curso e avaliação do desempenho dos colaboradores.

A Bright Partners apoia o desenho dos mecanismos de governance promovendo a criação de ritmos associados a outros eventos da organização.

#6 Seja ágil e flexível

Os cenários e as tecnologias em que se desenvolvem os negócios mudam muito rapidamente. É possível que um determinado programa de transformação tenha ele próprio de ser ajustado, substituindo projetos ou revendo critérios. A solução passa por ter a gestão estratégica e gestão de portefólio bem alinhadas, permitindo incorporar a estratégia emergente nos ciclos de decisão. Também ao nível dos projetos e dependendo da sua tipologia, podem ser utilizadas metodologias ágeis que acelerem entregas parciais ou permitam iniciar projetos sem conhecer completamente o seu âmbito

A Bright Partners implementa os sistemas, as técnicas de gestão estratégica e gestão de portefólio que permitem a criação de cenários, agilizam e flexibilizam as decisões. Desenha metodologias, baseadas nas boas práticas e standards internacionais, ajustadas à tipologia de projetos de cada organização.

 

#7 Aposte na formação nos 4 pilares para todos os níveis hierárquicos

Estabelecer uma linguagem comum e difundir os conceitos chave dos 4 pilares é fundamental para criar uma cultura de transformação. As chefias de topo e chefias intermédias precisam de aprender a desempenhar o seu papel de patrocinadores da mudança, os gestores precisam de conhecer as técnicas e ferramentas dos 4 pilares e os colaboradores, de uma forma geral, precisam de conhecer as abordagens e os respetivos objetivos como parte do “K” do seu processo ADKAR (Knowledge).

A Bright Partners através da Bright Academy, dispõe de cursos, seminários e workshops de durações e conteúdos variados, que se adequam aos diversos níveis hierárquicos. Também as ações de coaching e acompanhamento consultivo são um bom complemento à formação e contribuem para o “R” do processo ADKAR (Reinforcement).

#8 Invista em sistemas de informação específicos

Gerir a transformação sem comprometer o dia a dia, exige informação rigorosa e atempada, que terá de ser obtida junto de quem executa e de quem gere. Os sistemas PPM (Project Portfolio Management) modernos estão preparados para facilitar todo o ciclo de vida dos projetos, desde a ideia ao fecho, e proporcionam a capilaridade necessária para complementar os ERP e os sistemas de gestão estratégica (tipo Balanced Scorecards) com informação previsional que é fundamental para o controlo de gestão de projetos e para a gestão da capacidade.

A Bright Partners através da Bright Technology implementa soluções PPM, soluções de colaboração e produtividade integradas e interoperáveis com os sistemas tradicionais como sejam os ERP, os CRM ou sistemas proprietários preparados para o efeito.

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